拝啓　貴社益々ご隆盛の事とお慶び申し上げます。
平素は、格別のお引き立てを賜り、厚く御礼申し上げます。
さて、この度、お客様へのご請求を正確且つ迅速に行うにあたり、商品のご返品と値引きに関する手続きを下記のように一部改正させていただくこととなりました。
つきましてはお客様のご理解とご協力をいただけますようお願い申し上げます

記

＊商品のご返品・値引きの際には、マイナスの納品書をご提示させて頂きます。
＊ご返品・値引きにつきましては、お客様からのご依頼がある場合を除き、基本的に処理を行った当月での差引請求とさせていただきます。
＊ご返品・値引き等ございましたら弊社の各担当営業までお申し付け下さい。
尚、お手数ではございますが、該当商品の納品書の写し又はそれに関する情報（商品名・品番・数量・金額・納品日）などをお教え願えればありがたく存じます。
当該処理をスムーズに執り行うためにも何卒ご理解ご協力のほど、よろしくお願い致します。
＊弊社の事務手続きの都合上、翌営業日での処理となる場合がございますのでご了承下さい。

敬具